CM: Andmenet lõi turvalise paberivaba ehitusdokumentide registri

Eestis on 213 ehituse peatöövõtjat ja 4438 alltöövõtjat, kes dokumenteerivad oma ehitustööd enamasti käsitsi või arvutis. Seejärel paberid prinditakse, allkirjastatakse ning köidetakse, tekitades tonne säilitust nõudvaid dokumendivirnu.

„Ehitustööde dokumenteerimine paberkandjal tekitab Eesti ehitussektorile kulu ligi 1,5 miljonit eurot aastas. Keskmisel ehitusobjektil on kulu ettevõtte kohta aastas orienteeruvalt 1200 eurot,“ ütleb Andmenet OÜ turundusseptsialist Heidi Mats.

Ta lisab, et iga ehitusega tekib väga palju dokumente, mida kohalik omavalitsus peab seadusega säilitama kogu ehitise olemasolemise aja ning ehitaja vähemalt seitse aastat ehitise kasutusloa väljastamisest. See on parajalt koormav kõigile ning just seetõttu otsustas IKT firma Andmenet OÜ luua digitaalse ehitusdokumentide veebipõhise tarkvara, mille abil saab paberivabalt dokumenteerida, täitedokumente koostada, süstematiseerida, säilitada, elektooniliselt edastatada ja digitaalselt allkirjastada.

Miks ehitusettevõtted ja kohalikud omavalitsused peaksid hakkama kasutama Ehitusdokumendid.ee lahendust?

Igal juhul on see Heidi Matsi sõnul vajalik kõigile, kes on kogenud dokumentide füüsilist kadumist ja nende süstematiseeritust, kui ehitusperioodil on dokumendid laiali erinevate töövõtjate käes ning kui objekti lõpus kulub alati palju aega ning raha dokumentide kogumisele, allkirjastamisele ja köitmisele. Ja muidugi neile, kellel on esinenud probleeme paberdokumentide arhiveerimisega nende suure füüsilise mahu pärast ning puudunud seni võimalus paberitele digitaalselt allkirju anda.

Igapäevast tööd tõhustavad kasutajate suhtlusvõrgustik ja eeltäidetud blanketid

Oluline on võimalus kasutada objekti kasutajate vahelist suhtlusvõrgustikku, mille kasutajaid on määratud rollide nagu ettevõtte esindaja, peatöövõtja, alltöövõtja ja tellija/omanikujärelevalve alusel. Iga liidetud kasutaja saab vastavalt talle antud õigustele näha, muuta, katalogiseerida ja allkirjastada objektiga seotud dokumentatsiooni nii kontoris kui ka objektil, sest veebipõhine lahendus annab kasutajatele võimaluse siseneda Ehitusdokumendid.ee lehele arvutist, tahvelarvutist ja nutitelefonist; vajalik on vaid interneti olemasolu.

Kogu dokumentatsioon peab olema ehituse ajal objektil, kuid näiteks väiksematel objektidel pole soojakuid, seega oleks lihtsaks lahenduseks veebipõhine ligipääs dokumentatsioonile objektil. Sisenemiseks on kolm varianti: ID-kaardiga, Mobiil-ID-ga ja parooli abil.

Väga mugavaks ja kiireks muutub asjaajamine seoses ehituslikult täidetavate blankettidega nagu ehitustööde päevik, kaetud tööde akt, koosoleku protokoll ning muud lisatavad dokumendifailid, näiteks doc, xls, pdf, dwg, mpp, jpg ja avi. Fotosid, jooniseid ja videosid objektist saab lisada nii otse telefonist või fotoaparaadist, aga ka skänneeritult.

Üleslaadimise mahul pole piiranguid ning kui objekt on valmis ja kogu dokumentatsioon salvestatud, saab ühe nupulevajutusega eksportida kõik vajalikud paberid üheks komplektseks failiks, kust saab kiiresti otsida, printida erinevaid dokumente või kogu dokumentatsiooni edastada kohalikule omavalitsusele. Samuti on võimalus kliendi soovil arhiveerida dokumentatsioon Ehitusdokumendid.ee serverites.

„Mõelge, kui palju peetakse koosolekuid otse objektil ning protokollitakse hiljem – keegi peab siis saama kätte kõigi osalejate allkirjad. Ehitusdokumendid.ee lahendab selle probleemi, sest protokolli vormi saab arvutis kergelt hiljem täita ning kõik osalejad allkirjastavad protokolli digitaalselt neile sobival ajal ja sobivas kohas,“ seletab Heidi Mats. Samas on näha, kellel on allkiri andmata või vajalik dokument läbi lugemata – sellegagi saab kiirendada ettevõtete tööd ja infovahetust.

Digitaliseerimine on ehitusettevõtete tulevik

„Meie idee on muuta ehitajate elu mugavamaks ja lihtsamaks, samuti optimeerida paberile kulutatavaid kulusid ning panna inimesi rohelisemalt mõtlema. Kõige suurem takistus tundub olevat inimeste mõttemaailma ja harjumuste muutmine, kuid kui kõik osapooled liiguvad digitaliseerimise poole, pole ka ehitajal valikut,“ kõneleb Andmenet OÜ esindaja Heidi Mats.

„Näiteks juba paljud tellijad nõuavad dokumentatsiooni esitamist digitaalselt, mis on läbi Ehitusdokumendid.ee ülimalt lihtne. Ka paljud teised ehitusega seotud ametiasutused on tänasel päeval väga huvitatud, et nad saaksid lisada oma ülevaatuseaktid projekti juurde digitaalselt.“

Ettevõtte juhid teavad oma töötajate töö ajalist väärtust ning oskavad hinnata tahma ja paberi kulu ehk rahalist ressurssi. Kui objekt asub Jõhvis, ettevõtte kontor aga Tallinnas, saab sõiduaega- ja kulu kokku hoida digitaalallkirja abil. Ja kui korvamatu on kahju, kui dokumentatsioon peaks seoses arvuti kõvaketta rikkega hävima või kaduma. Kataloogisüsteemis ülesehitatud haldustarkvaras asuvate dokumentide turvalisus on tagatud, sest kõiki andmeid hoitakse serveris, mis pidevalt andmeid varundab.

Heidi Mats märgib, et Ehitusdokumendid.ee tarkvara pole täna kaugeltki valmis, vaid programmi täiustatakse pidevalt. Kuna tegemist on Eestis programmeeritud platvormiga, on võimalik seda paindlikult vastavalt kasutajate soovidele arendada.

KASUTAJA KOMMENTAAR

Kalmer Schüts, Ehita OÜ

Otsustasime kasutada Ehitusdokumendid.ee tarkvara oma ettevõttes, et süstematiseerida ehitusjuhtide igapäevast tööd. Ehita OÜ tahab ehitada targalt ja pakkuda tellijatele tänapäevaseid  lahendusi nii tulemuse kui ka protsessina. Väärtustame enda töötajate ja partnerite aega ning see programm aitab meil seda teha. Tegelikult on selle haldustarkvara põhifunktsioonid teadlikule ehitajatele ammu tuttavad ja osaliselt kohustuslikudki, kuid koondades põhilised dokumendid ühte keskkonda lihtsustub meie igapäevatöö.

Aastaid tagasi olid paljud põhidokumendid veel paberil, tänaseks aga enamus digitaalsel kujul ehitaja arvutis. Ehitusdokumendid.ee  on veel üks samm edasi, pakkudes samas mõlemat võimalust. Dokumendid on süsteemis kergesti leitavad ning neid saab lihtsalt paberile printida ja kaustadesse köita. Viimane on sageli vajalik täitedokumentatsiooni koostamisel.

Ehitajale on oluline kasutusmugavus ja lihtsus, et dokumente ei peaks koostama dokumnetide pärast. Seepärast on praegu programmis just põhilised ehitusdokumendid nagu ehituspäevikud, ja kaetud tööde aktid. Samas saab lisada ka koosolekute protokollid, projektimuudatused ning muud vajalikud dokumendid.

Tööde hetkeolukorrast ehitusobjektil tekib ülevaade, näiteks saab tellija igapäevaselt ehituspäevikust lugeda, mis objektil toimub. Ehitajale on programmist on näha, kelle taga mõne dokumendi allkirjastamine või koostamine seisab. See kokku annab ehitusprotsessist hea ülevaate ning tellijale täiendava kindlustunde, et dokumendid on koostatud, kindlas kohas ning igal ajal kättesaadavad. Need aspektid on olulised nii ehitajale kui ka tellijale.

Digimaailm on pidevas arengus ning meil on hea meel, et saame oma erialase kogemusega Andmenetile täiendavaid võimalusi välja pakkuda. Liidab, et kõigil kasutajatel jääb õigus teha ettepanekuid nende eripärade ja vajaduste väljatöötamiseks ning meie väiksel turul võetakse seda heal meelel arvesse.

Loodetavasti saab see tarkvara laiemat kasutust kui ainult ehitaja ja tellija jaoks: tulevikus võiks kaasata ka ameteid nagu Päästeamet, Tervisekaitse ja ka kohalikud omavalitsused. Plaanime Ehitusdokumendid.ee keskkonda igal juhul edasi kasutada ja ajaga kaasas käia.

Selle artikli ilmumist toetas Andmenet OÜ

www.ehitusdokumendid.ee