Täiusliku äri juhtimine: kolm kuldset mõõdikut

Kvaliteedijuhtimise guru H. James Harington on öelnud: “Tegevuste mõõtmine on esimene samm, mis juhatab kontrollile ning parendustegevuste elluviimiseni. Kui sa ei suuda midagi mõõta, siis ei saa sa sellest lõpuni aru. Kui sa ei saa aru, ei suuda sa kontrollida. Kui sa ei suuda kontrollida, ei saa sa seda ka paremaks muuta.”

Mõõtmisest, mõõdikutest ja indikaatoritest

Esiteks, teeme selgeks erinevused mõõte, mõõdikute ja tegevuse indikaatorite (ingl k Key Performance Indikators – KPI) vahel. Mõõdet võib käsitleda kui lihtsa informatsioonina, mida saab kuskilt välja lugeda. Mõõdiku kaudu saame kätte informatsiooni, mida keegi on saavutanud teatud tegevuste tulemusena. Indikaatorite kaudu saame kätte informatsiooni, mis on kriitilised teatud tegevuse, meeskonna või kogu ettevõtte jaoks. Näiteks, kasum on indikaator müügimeeskonnale, kuid finantsistile lihtsalt üks mõõde. Jooksjale on staadioni ringiaeg indikaator, südamelöögid mõõdik ja jalanumbri suurus lihtsalt üks mõõde.

Juhtivad versus minevikku vaatavad indikaatorid

On veel üks tunnus, mida peame mõistma, kui hakata välja töötama “kuldseid” mõõdikuid – aja ja mõõte suhe. Klassikaliselt määratakse indikaatoreid kas juhtivateks või minevikus juhtunu konstateerimiseks.

Juhtivad indikaatorid prognoosivad tulevikku, minevikku vaatavad indikaatorid muutuvad vaid pärast juhtunut. Juhtivad indikaatorid on sageli tegevuste või protsesside sisenditele orienteeritud. Tõsi, keeruline mõõta, kuid lihtsam parendada mõju, kui minevikku vaatavad indikaatorid on suunatud rohkem tegevuste või protsesside väljunditele. Viimaseid on kerge mõõta, kuid keeruline muuta.

Hea näitena võib tuua siin klassikalise kaalulangetamise. Minevikku kirjeldavat indikaatorit on lihtne mõõta, astudes kaalule, kuid keeruline või pea võimatu muuta. Kaalulangetamiseks on juhtivateks indikaatoriteks kui palju kaloreid on tarvitatud ning kui palju põletatud. Kalorite hulka või vähendamist on võimalik muuta sellega, kui palju me sööme, milliseid harjutusi teeme, mida on keerulisem mõõta, kui lihtsat väljundit, milleks on kaal.

Tõlgime selle nüüd ettevõtlusse. Enamik finantsilisi indikaatoreid nagu näiteks müügitulu, toodete või teenuste maksumus, kasum on kõik minevikku vaatavad mõõdikud, mis näitavad meile kuidas oleme hakkama saanud oma tegevustes või protsessides. Efektiivseks meeskonna juhtimiseks vajame aga indikaatoreid, mis juhivad meie tulevikku (sisendeid), millel on suur mõju äritulemustele (väljundid).

Kolm kuldset mõõdikut

On üsna tavaline, et juhtidena küsime, millised mõõdikud on kõige olulisemad. Et muuta oma meeskondi ja ettevõtte protsesse paremaks, on olemas tuhat erinevat asja, mida saaks mõõta, kuid on väheseid mis suudaksid aidata meid ennetavalt. Pisut kitsendades on meil vaja mõõdikuid:

- mille üle on meil olemas kontroll;

- mis mõjutavad äriprotsesse.

Neid kahte kombineerides on meil võimalik üles ehitada meeskondade või osakondade tulemuskaardid, mis on võtmeteguriteks ükskõik millise tegevuse juhtimissüsteemis (ingl k Performance Management System – PMS).

On kaks küsimust, millele peame vastama:

Missugune info on oluline, et juhtida meeskonna või osakonna igapäeva tööd?

Milline mõõdik on kohaldatav ükskõik millise äritegevusega? 

Meeskonna juhtimiseks on olemas kolm universaalset aspekti:

Need kolm mõõdikut on lühidalt kvantiteet, kvaliteet ja tööviljakus e tootlikkus. Need kolm mõõdikut on universaalselt kohaldatavad, pole tähtsust, kas juhid restorani, panka või tootmisettevõtet 

Kvantiteet

Kvantiteedi mõõdik näitab, kui suur hulk tööd on teostatud teatud aja jooksul või kui palju toodangut on kohale toimetatud määratud aja jooksul. Peamised võrdluspunktid on tootmisgraafik “toodetud lattu” ja kliendile kätte toimetatud e. “teostatud tellimus”. Tavapärased väljundid on läbilaske võime (ühikuid päevas) või tähtaegselt teostatud tegevused.

Kvaliteet

Kvaliteet mõõdab võimet teostada töid defektideta, puudusteta ning märkimisväärsete erinevusteta. Kvaliteet  või “eesmärgi teostamisvõime” saavad näidata kas positiivseid või negatiivseid tulemusi nagu edu, ebaedu või puuduste määra. Kuna enamasti pööratakse tähelepanu sellele, mis läks valesti, siis on ka enamik kvaliteedi mõõdikuteks ümbertegemiste hulga mõõtmine, tagasilükkamised, hilinemised,  mahajäämus võrreldes teostatud tööga 

Tootlikkus

Tootlikkuse mõõdik jälgib tegelikku väljundite hulga suhet sisenditega, e kui palju tööd on tehtud millise ressursi hulgaga. Tootlikkus on kasulik mõõdik kui toode või teenus on tellimuspõhine ning tunnistatud koheselt korrektseks või antud õle kliendile. Neile, kes toodavad esmalt lattu, aitab tootlikkuse mõõtmine mõista efektiivsust (tegelik sisend  võrreldes standardsete sisenditega), sest toode on esmalt valmistatud, kuid mitte koheselt üle antud kliendile.

Need kolm mõõdikut: kvantiteet, kvaliteet ning tootlikkus on sobivad ükskõik, millisele ärile või protsessijuhtimisele.

Mida peavad Eesti ettevõtjad kõige olulisemateks mõõdikuteks ning millistest on neil kõige rohkem kasu olnud, kuuleb juba 28. aprillil Täiusliku ärijuhtimise konverentsil: Protsessijuhtimine 2016, kuhu kutsusime meelega oma kogemustest ja soovitustest rääkima erinevate ärivaldkondade juhid ja protsessijuhid. Tule konverentsile ja saa teada, kuidas saaksid sina muuta oma äri edukamaks.

Artikli ühe allikana on kasutatud juhtimiseksperdi Joerg Muenzing LinkedIn artiklit.